El cargo de administrador de una sociedad de capital tiene carácter voluntario y, como normal general, es gratuito, exigiéndose el consentimiento expreso de la persona que vaya a asumirlo.
En consecuencia, el administrador de una sociedad (incluso en el caso de que sea administrador único) puede dimitir o renunciar a su cargo en cualquier momento, siempre que se respeten las formalidades y requisitos legales.
Ahora bien, en el caso de administrador único, la renuncia deberá hacerse de forma ordenada para evitar dejar a la sociedad sin órgano de administración y generar responsabilidades personales.
1. Cómo debe formalizarse la renuncia
Según el Reglamento del Registro Mercantil (art. 147.1.1), la dimisión o renuncia puede inscribirse de dos maneras:
- Mediante escrito de renuncia en la que el administrador haga constar su renuncia al cargo, notificado fehacientemente a la sociedad (por ejemplo, mediante burofax certificado o acta notarial).
- Mediante certificación del acta de la Junta General o del Consejo de Administración con las firmas legitimadas notarialmente, en la que conste que el administrador ha presentado su renuncia.
Ahora bien, la renuncia no producirá efectos frente a terceros hasta que se inscriba en el Registro Mercantil, por lo que es recomendable tramitar esa inscripción cuanto antes.
Y es que, aunque la inscripción de la renuncia no tiene carácter constitutivo —es decir, la renuncia es válida aunque no se inscriba—, sí resulta altamente recomendable tramitarla cuanto antes. Solo una vez inscrita se presumen sus efectos frente a terceros, lo que aporta seguridad jurídica y evita posibles conflictos. En caso de no inscribirse, el administrador podría verse obligado a acreditar por otros medios que la renuncia se produjo en una fecha anterior, para evitar responsabilidades derivadas de actuaciones posteriores de la sociedad.
2. Qué ocurre si es el administrador único
Si quien renuncia es administrador único, la ley exige especial cuidado: no puede dejar a la sociedad sin órgano de administración.
En este caso, aunque sería legalmente posible inscribir la renuncia mediante una declaración escrita notificada fehacientemente a la sociedad, resulta más prudente realizarla a través de la Junta General, a fin de cumplir con el deber de diligencia que le impone la Ley de Sociedades de Capital.
Y es que, debe tenerse en cuenta que, si quien renuncia es administrador único y no se designa a un sustituto, la sociedad podría quedar en una situación grave al verse paralizado su órgano de administración, lo que podría derivar en una causa de disolución (art. 363.1 LSC) y conllevar responsabilidades personales para el administrador saliente.
Por ello, tanto la jurisprudencia como la doctrina de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (antigua DGRN)coinciden en que el deber de diligencia exigible a cualquier administrador impone, cuando se trata de administrador único que ha decidido renunciar, la obligación de convocar una Junta General de socios en la que se incluya en el orden del día tanto su propia renuncia como el nombramiento de un nuevo administrador.
De esta manera, para cumplir correctamente con su deber de diligencia, el administrador único que desee dimitir o renunciar deberá:
- Remitir a la sociedad una comunicación fehaciente de su voluntad de renunciar (vía burofax, por ejemplo), indicando la fecha efectiva de la renuncia, que debería coincidir con la fecha de celebración de la Junta General
- Convocar la Junta General en tiempo y forma, incluyendo en el orden del día tanto su renuncia como el nombramiento de un nuevo administrador.
En la fecha señalada para la celebración de la Junta General, podrán darse dos escenarios:
- Que designe un nuevo administrador.
- Que no se nombre nuevo administrador, quedando el cargo vacante.
En este último caso, se entenderá que el administrador único renunciante ha cumplido suficientemente con su deber de diligencia y no se le podrá exigir la continuación en el cargo, quedando facultado desde ese momento para cesar en sus funciones e inscribir la renuncia.
En otras palabras, si pese a que el administrador cumple con su deber de diligencia y todas las formalidades descritas, los socios no designan un sustituto, el administrador podrá inscribir su renuncia acompañando el justificante de convocatoria y el acta de la Junta, quedando liberado de responsabilidad por la paralización del órgano de administración.
3. Recomendaciones prácticas
- No basta con dejar de ejercer el cargo. Es necesario formalizar la renuncia y comunicarla correctamente.
- Conviene dejar constancia documental (burofax, acta, correo certificado).
- Debe inscribirse en el Registro Mercantil para evitar que se le siga considerando administrador frente a terceros (por ejemplo, Hacienda o la Seguridad Social).
En resumen
El administrador puede cesar libremente en su cargo, pero debe hacerlo cumpliendo las formalidades exigidas: renuncia por escrito, notificación fehaciente y, en su caso, convocatoria de Junta y posterior inscripción. Solo así la renuncia será válida y eficaz tanto internamente como frente a terceros.